從本質(zhì)上來講，不同行業(yè)的ERP選型遵循著相同的一些原則，在步驟上也相差無幾。不過印刷行業(yè)一些獨(dú)特的業(yè)務(wù)模式和歷史遺留問題，使得選購印刷ERP軟件需要注意一些特殊的事項(xiàng)，以更好的適應(yīng)于該行業(yè)的運(yùn)營需要。在這篇選型指南當(dāng)中，我們力圖剖析ERP軟件選型過程中的各個(gè)階段和層面，同時(shí)結(jié)合印刷行業(yè)的一些特點(diǎn)，為印刷行業(yè)用戶選擇ERP產(chǎn)品提供有益的指導(dǎo)。
1、起跑：確定選型的基礎(chǔ)構(gòu)架
知己知彼，知己為先，只有深刻的分析和總結(jié)自己的需求，才能為ERP選型奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上選型是由很多因素所共同組成的，包括ERP系統(tǒng)選購的核心目標(biāo)、收益期的長短、與已有信息系統(tǒng)的關(guān)系、可投入的人力物力資源等等，明確了這些因素非常重要，這些問題制約著所有后續(xù)的選型決策。從實(shí)際的工作過程來說，企業(yè)應(yīng)該組織各個(gè)部門及領(lǐng)域的負(fù)責(zé)人員對(duì)引入ERP系統(tǒng)的各種目標(biāo)進(jìn)行討論，從而獲得一個(gè)基準(zhǔn)以作為整個(gè)選型過程的指導(dǎo)。例如，ERP的選型是以規(guī)避實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)為主還是滿足企業(yè)特殊的經(jīng)營模式為主這從很大程度上也體現(xiàn)出企業(yè)對(duì)ERP引入所持的
態(tài)度，一個(gè)以降低風(fēng)險(xiǎn)為主的選型過程往往更注重近期利益，也往往要求在更短的時(shí)間內(nèi)回收ERP投資。而對(duì)一個(gè)穩(wěn)健的、可長期發(fā)展并帶來收益的ERP系統(tǒng)來說，往往更加注重與企業(yè)管理機(jī)制的融合，而將收益目標(biāo)制訂的相對(duì)保守，同時(shí)把回收ERP投資的時(shí)間設(shè)定為兩年或者更長。
2、招兵買馬：組建選型工作團(tuán)隊(duì)
在確定了ERP選型的基礎(chǔ)之后，就需要選擇實(shí)際完成選型工作的人員，這也是ERP立項(xiàng)過程中的重點(diǎn)。除了相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人之外，有兩方面的人員是需要重點(diǎn)考慮的，其一是企業(yè)的決策層成員，另一方面是第三方的ERP專家。雖然我們不愿意過分放大“一把手效應(yīng)”在ERP成功中比重，但是決策者的支持確實(shí)對(duì)ERP實(shí)施有著至關(guān)重要的作用，這一點(diǎn)從系統(tǒng)選型就開始潛移默化地產(chǎn)生影響。由于真正的ERP渴求往往來自于企業(yè)的最高決策層，所以決策層的參與對(duì)于其它工作人員把握選型目標(biāo)是非常重要的。在成本允許的情況下，引入第三方的ERP咨詢專家可以帶來很多可以預(yù)期的回報(bào)，經(jīng)驗(yàn)證明，在具有一定規(guī)模的ERP項(xiàng)目當(dāng)中，單純依靠企業(yè)自身的力量是很難周全的完成各種評(píng)估工作的，即使企業(yè)具有足夠的IT技術(shù)力量也是如此。ERP專家的經(jīng)驗(yàn)是企業(yè)短時(shí)間資源投入所無法替代的，對(duì)于未曾涉足ERP工作的人員來說，即便是對(duì)產(chǎn)品信息和行業(yè)信息的收集工作也可能形成極大的負(fù)擔(dān)。
3、有法可依：建立評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)
就像庫管在盤點(diǎn)之前都要制作盤點(diǎn)表一樣，選擇ERP軟件也需要事先建立一個(gè)可行的評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。基于事先指定的目標(biāo)，我們建議企業(yè)先對(duì)市場上的ERP產(chǎn)品進(jìn)行一次初選，并結(jié)合入圍廠商提供的資料指定評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。這樣做有利于將企業(yè)對(duì)ERP系統(tǒng)的需求映射到真實(shí)的產(chǎn)品功能，可以減少實(shí)際評(píng)估過程中的不確定因素，規(guī)避選型風(fēng)險(xiǎn)。一般的ERP評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)采用調(diào)查表的形式，對(duì)所有的調(diào)查問題都根據(jù)選型目標(biāo)賦予不同的權(quán)重，以確定每種產(chǎn)品最終的分值。
4、選產(chǎn)品還是選廠商
在ERP系統(tǒng)的選型過程中，產(chǎn)品的因素一般還是要大于廠商的因素，但是與很多軟件系統(tǒng)相比，廠商因素所占的比重要大得多，因?yàn)镋RP項(xiàng)目對(duì)實(shí)施和服務(wù)要求極高。由于ERP是一個(gè)長期項(xiàng)目，所以自身實(shí)力較強(qiáng)的ERP軟件供應(yīng)商所具有的更好的可持續(xù)發(fā)展能力，能夠降低企業(yè)的投資風(fēng)險(xiǎn)和發(fā)展風(fēng)險(xiǎn)，并提供持續(xù)的軟件改進(jìn)和各種信息及咨詢建議。另外，包括廠商的工作人員素質(zhì)及數(shù)量、廠商的地理位置等要素也是選型過程中需要關(guān)心的。具有豐富經(jīng)驗(yàn)的培訓(xùn)專家和服務(wù)人員，能夠給企業(yè)提供有效的支持和保障，而地理位置則決定了上門響應(yīng)的速度，對(duì)于停機(jī)就代表金錢損失的印刷行業(yè)企業(yè)來說，這一點(diǎn)顯得尤為重要。
5、變臉：產(chǎn)品的可定制性
對(duì)于ERP選型來說，現(xiàn)有的特性只是產(chǎn)品的一個(gè)層面，可定制能力以及可擴(kuò)展能力在軟件實(shí)施過程中乃至后續(xù)的運(yùn)行過程中都是非常重要的。對(duì)于較大型的印刷企業(yè)來說，僅就銅版紙一項(xiàng)可能就有很多種規(guī)格，達(dá)到上百個(gè)品種，各種的原材料的分類和品種更是數(shù)不勝數(shù)，所以印刷ERP軟件首先必須具有非常靈活的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)編碼機(jī)制。同時(shí)，一些針對(duì)產(chǎn)品BOM的定制能力也是非常必要的，特別是對(duì)于那些面向訂單進(jìn)行印刷生產(chǎn)的企業(yè)來說，維護(hù)一個(gè)健壯的模板庫可以在很大程度上提高企業(yè)的運(yùn)轉(zhuǎn)效率。在此基礎(chǔ)上，軟件系統(tǒng)的功能和流程是否能夠靈活變更也是需要重點(diǎn)考察的問題。由于在系統(tǒng)使用過程中企業(yè)可能會(huì)不斷的改變經(jīng)營重心和經(jīng)營模式，能否快速的調(diào)整軟件功能以適應(yīng)最新的需要就成為一個(gè)關(guān)系到企業(yè)后續(xù)成本的重要問題。事實(shí)上，從全球的企業(yè)管理系統(tǒng)發(fā)展趨勢(shì)來看，平臺(tái)化已經(jīng)成為其中的主流，全面的對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行定制已經(jīng)成為用戶的新興訴求。
6、護(hù)航艦隊(duì)：軟件功能之外
很多企業(yè)在選型過程中，細(xì)致的評(píng)估了產(chǎn)品的各種特性，但是卻在其它的領(lǐng)域做了錯(cuò)誤的決策，選擇ERP產(chǎn)品一定要兼顧全面和細(xì)節(jié)，以最大限度地提高成功的可能。從軟件系統(tǒng)的角度來說，性能和穩(wěn)定性等因素也相當(dāng)?shù)闹匾驗(yàn)镋RP系統(tǒng)往往要承載企業(yè)核心運(yùn)營任務(wù)。而一個(gè)容易被忽視的問題就在于系統(tǒng)的成熟性，一個(gè)沒有經(jīng)過足夠考驗(yàn)的ERP軟件產(chǎn)品，可能會(huì)在實(shí)施過程中暴露出很多問題，甚至造成ERP實(shí)施的夭折。價(jià)格因素也是選型過程中需要重點(diǎn)關(guān)注的，相對(duì)正確的態(tài)度是，我們要追求價(jià)格的合理性，而不要一味關(guān)心價(jià)格的高低。很多用戶在采購時(shí)選擇不購買后續(xù)的服務(wù)支持以降低價(jià)位，但是事實(shí)證明很多ERP產(chǎn)品的服務(wù)是非常必要和有益的，而在后期單獨(dú)購買這些服務(wù)用戶可能需要付出更多的成本。單純的考慮價(jià)格很容易令企業(yè)忽視了產(chǎn)品的價(jià)值，所以將價(jià)格作為首要因素進(jìn)行選型會(huì)對(duì)企業(yè)貽害無窮。
產(chǎn)品是ERP選型真正的核心，一切選型的準(zhǔn)備工作都是為了最終的軟件系統(tǒng)評(píng)估，而一切其它的選型因素也皆與產(chǎn)品的選擇有關(guān)。對(duì)于準(zhǔn)備使用ERP的企業(yè)來說，通常都有一定的IT積累，也有一些技術(shù)力量可供使用，所以應(yīng)該首先在不受外界干擾的情況下進(jìn)行內(nèi)部評(píng)估。而在此基礎(chǔ)之上，可以就一些關(guān)注的問題讓入圍的廠商進(jìn)行集中的演示和講解。例如，一些包裝物生產(chǎn)比重較大的印刷企業(yè)，可能會(huì)重點(diǎn)與廠商探討印刷開版方面的問題。需要注意的是，除考察軟件系統(tǒng)的基礎(chǔ)特性是否符合企業(yè)的要求之外，考察軟件系統(tǒng)的功能深度通常更加重要。從MRP發(fā)展的到MRPII再到ERP，一個(gè)典型的ERP系統(tǒng)所包含的基礎(chǔ)功能都是非常類似和相對(duì)穩(wěn)定的，主要的差異在于功能所達(dá)到的層次，特別是那些本行業(yè)用戶所重點(diǎn)關(guān)注的功能。
對(duì)于印刷行業(yè)來說，生產(chǎn)效能是關(guān)系到企業(yè)生存發(fā)展的命脈之一，這意味著印刷企業(yè)所使用的ERP軟件應(yīng)該包含強(qiáng)大的生產(chǎn)計(jì)劃功能，同時(shí)能夠自動(dòng)地進(jìn)行排產(chǎn)，最大限度地發(fā)揮機(jī)器和人員的生產(chǎn)力。顯然，一個(gè)在生產(chǎn)管理方面比較粗糙，只能管理信息而不能對(duì)信息進(jìn)行分析并完成智能決策的ERP系統(tǒng)在印刷行業(yè)是不合格的。另外，不同行業(yè)的企業(yè)有不同的經(jīng)營關(guān)注點(diǎn)，其采用的ERP系統(tǒng)也應(yīng)該以不同的功能作為核心。事實(shí)上，即使是在相同的行業(yè)里，不同的企業(yè)在經(jīng)營上也多多少少存在著差別。對(duì)于一個(gè)業(yè)務(wù)繁忙的印刷企業(yè)來說，如何降低印刷機(jī)的停機(jī)時(shí)間同時(shí)保證每臺(tái)印刷機(jī)盡量少地堆積任務(wù)是非常重要的;而對(duì)于一個(gè)活源沒有達(dá)到飽和的印刷企業(yè)來說，更合理的進(jìn)行報(bào)價(jià)以提高利潤率、更好的管理原材料的價(jià)格和周轉(zhuǎn)以節(jié)省成本、如何提高質(zhì)量以促進(jìn)用戶加大訂貨量等問題在當(dāng)下會(huì)更加受到重視。
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