企業資源規劃（ Enterprise Resource Planning, ERP ）是近兩年來印刷界的熱門話題，其核心內容為業務流程重組，涉及企業的物流、財務、人力資源、銷售等各方面的管理。一套完善而運作暢順的 ERP 系統，實施后長遠而言可有效為企業整合資源、提升生產效率、減輕成本、增加利潤及提升競爭力。但何以目前行內實行資源規劃的企業仍為少數？
　　道理簡單得很。除了因為他們仍在觀望成功例子的出現，也因為實施企業資源規劃是項長線投資，實效或許要在 12 至 36 個月后才能顯現。在當今競爭激烈但利潤越見微薄的印刷行業里，斥巨資引入功能強大的印刷器材在提升生意量方面或能立桿見影，但花數百甚至千萬為企業作資源規劃既存在運作失敗的風險，回報亦非如吃特效藥般能實時見效，企業對 ERP 的觀望猶豫似乎不難理解。
　　而事實上， ERP 的定義雖不難界定，但其理念及具體內容卻非三言兩語可以厘清。 ERP 是從 MRP （ Manufacturing Resource Planning ）即制造資源規劃系統的基礎發展而來的， MRP 主要針對物料控制及生產調度，發展至后來則演變成生產過程的整體規劃及控制。
　　ERP 一般被理解為可「整合企業一切可用資源并作最佳配置的經營管理系統」，是企業實施流程改造的重要工具之一。它透過共享數據庫及依循標準程序，貫穿企業的財務、生產、人力資源、銷售、物流等各部分，銜接各部門，令部門間可以共享信息。例如：透過網絡的聯系，負責訂單處理的可實時查閱客戶過往的訂單紀錄及相關信息，也可掌握物料的倉存實況，亦能知道廠房的生產日程，以便更靈活更有效率地處理手頭訂單。
　　一般人對 ERP 都存有誤解，認為它的實行，等同將企業運作計算機化，但凡管理軟件都稱為 ERP ，而忽略了 ERP 其實涉及整個管理流程的重組，除了管理軟件外，還包含計算機硬件及涉及流程改造的管理咨詢服務，重點在于流程結構的改變及資源的整合，而非單靠計算機技術輔助員工處理工作如此簡單。一套完善而具效益的 ERP 系統，可協助企業自動處理業務流程、減少非核心工作的處理人手，讓有關人力資源可獲配置到更具價值及效益的工作上。此所以 ERP 項目的實行一般需耗費數百萬至數千萬金額不等，而且系統能具體運作的時間或會長達三年，收效亦非實時性。
　　不少有意推行 ERP 但對系統仍無深入認識的企業都誤以為 ERP 的經濟效益如節省成本，提升利潤等會在系統實施后短期內顯現，而不知道在推行 ERP 后整體技術成本反會上升，甚至在應用初期出現訂單處理、倉存速度減慢等適應期「征狀」。亦有企業以為 ERP 是將公司由 ERP 并非令企業由管理混亂變為系統化的靈丹妙藥，企業必先具備一定的管理基礎，如具備系統化的生產流程、財務管理制度等，才可望有效透過系統整合資源。
　　管理混亂變為系統化的靈丹妙藥，而不認識成功推行 ERP 的大前提正在于企業必先具備一定的管理基礎。例如企業必先有具系統的業務流程、財務管理制度等，才可望能在導入 ERP 系統前，勾畫出流程整合的框架及具體可行的整合模式。
　　不過相信最令企業對 ERP 卻步的，還在于員工觀念的改變。如前所述，推行 ERP 涉及業務流程重組，長遠而言則是企業文化、工作環境的進一步改變，對于習慣在同一流程下工作的員工而言，這種轉變往往會為他們帶來前景未明的恐懼，但他們的衷誠合作卻又是 ERP 暢順推行的最大關鍵，所以未能成功扭轉既有觀念，引導員工認識 ERP 的好處及效益，往往是窒礙企業向 ERP 邁步向前的最大障礙，不少推行了一半的資源規劃系統，往往就是在種種抗拒及不合作的態度下被逼終止運作的。
　　新城市計算機系統顧問首席顧問尹永榮亦表示，推行 ERP 最常見的阻力在于員工不想轉變的心態。「因為由人手轉至計算機系統運作，帶來的沖擊是很大的。面對此情況，我們會先跟管理層訂清目標，再由下一層的員工執行，簡言之是增加整個系統開發的透明度，讓管理層與下屬多些溝通。」
　　但即使克服了抗拒的心態， ERP 的具體實行亦會面對一定難題。「 ERP 系統的引進過程會遇到很多困難，要完成亦非朝夕之事，短則三、四個月，長則一至兩年仍未能真正運作到的亦大不乏人。」具體的難題諸如：「因從事印刷的始終不懂計算機，有些客戶表達的要求，要透過計算機系統實現是有困難的。例如生產部要求銷售部落單后有關單據需實時鎖上，不能修改，銷售部則希望可隨時改單，這些問題就需要兩個部門先互相協調了。」當然系統成功運作，能發揮的效益對用家而言還是極其吸引的。「例如可將程序設計成在送貨前一天預警，原理是將送貨部門與生產、接單部門作一聯系，讓送貨部可掌握生產過程及訂單目前的狀況。由于各部門的信息互有聯系，當客戶致電查詢印刷品完成狀況，銷售部門即使在香港也可實時追蹤國內廠房每張工程單或每批貨目前的生產進度。」
　　推行 ERP 的基本要求是有關企業各部門的運作必先具系統。不過尹永榮認為，目前很多公司仍未達到能將整體如客戶服務、成本控制、人手方面等信息整合的水平。
　　「在計算機應用非常普及的今天， ERP 是企業競爭的利器。最近接觸的一個客戶表示推行 ERP 的同業已具很大競爭力，如果自己仍不推行就會落后了，顯示 ERP 現時是行業必須的一項投資，情況就正如現時任何公司也會有電郵和計算機協助處理業務一樣。推行 ERP 需要不少人力物力，如何令企業醒覺實施的逼切性是目前我們面對的挑戰。我覺得香港公司的目光都不夠長遠，相反國內公司卻敢于夢想，永遠看好自己公司，要求一直提升信息科技的水平，甚至敢于用香港人的價錢引進系統。」
　　「可能目前印刷業應用 ERP 的成功例子真的不多，未來我們希望可締造更多成功案例，讓行業能深切體會信息科技在提升競爭力方面所帶來的好處。」
　　雖然目前提供印刷業 ERP 服務的供貨商數量仍然不多，但除了一般人認知的 ERP 服務外，現時市場上還出現了更創新及更節省成本的解決方案。
　　「現時客戶可以千多元的特許使用費， 24 小時全天候作網上印刷業務管理。又或以 $25 元一張單的價錢采用我們的印刷報價外援中心服務。」麥肯科技有限公司總裁黃國良表示。
　　他所提到的全天候服務，運作程序是客戶每個月付出 $1980 的費用，即可 24 小時無限次使用麥肯的網上印刷業務管理系統入單，系統可自動考慮產品厚度、手工工序、損耗數量、最佳紙張選擇等項目，完成的單據會于兩分鐘內電郵予使用者，用者亦可透過手機接收有關信息。
　　另外一種更節省人手的印刷報價外援中心方案，使用者只需付 $800 行政費用，就可以 $25 元一張單的價錢，享用外援中心代為入單的服務。「客戶只需傳真有關數據給我們，我們便會代為分析內容，并即時代為入單并完成給對方，另客戶亦可要求代出工程單。」即印刷公司連聘用入單職員的成本亦能一并節省。
　　「掌握客戶面對的問題，并提供針對性的解決方案便是 ERP 服務的精髓所在。」黃國良指出。「印刷業與 IT 的結合成功與否，視乎客戶給予的支持有多大。」
　　「不少客戶選擇自己開發管理系統，又或不斷嘗試采用不同供貨商的軟件，最終仍未能成功推行 ERP ，他們所面對的，并不止是金錢的損失。當你的公司比對手相對強大，而在制作上卻不斷失敗，你所付出的成本并不只是幾萬元而是未來幾年的機會成本，因而給予競爭對手可喘息和壯大的機會。」
　　他慨嘆，目前企業對 ERP 的認識仍然不足，亦有些視野不夠長遠，以致供貨商技術再出色，亦難有用武之地。「推行 ERP ，企業各部門需要很多技術上的調整，而如果每個部門本身并沒有數據，我們再有經驗也幫不上忙。香港印刷業面臨的問題在于采用同一部印刷機完成不同類型的印件，變化極大，很難如外國般做到定色定款，而人手報價的參差又大，問題存在已久，但他們仍不認為自己已病入膏肓，需找醫生解決。」
　　「 ERP 的出現應該有一個懂得前瞻的人去支持，假如企業領導沒有很闊的視野，便不會作任何投資。員工會為了自我保護，擔心被裁，而有抗拒心態。所以你問我哪類企業適合推行 ERP ，我會答：假如一個企業的領導有退休心態的話，便不會想實行的了。但好像現時印刷企業的第二代，他們仍然年輕，仍然希望一展所長，推動公司業務向前發展的話，便會有采納的動機。」
　　「常有人說印刷是夕陽工業。我就認為：印刷并非夕陽，只有人的心態是夕陽。如果我們的心不朝向改革的話，就真真正正是一手將行業命運，推向夕陽了。」