企業(yè)資源規(guī)劃（ Enterprise Resource Planning, ERP ）是近兩年來印刷界的熱門話題，其核心內(nèi)容為業(yè)務(wù)流程重組，涉及企業(yè)的物流、財務(wù)、人力資源、銷售等各方面的管理。一套完善而運(yùn)作暢順的 ERP 系統(tǒng)，實(shí)施后長遠(yuǎn)而言可有效為企業(yè)整合資源、提升生產(chǎn)效率、減輕成本、增加利潤及提升競爭力。但何以目前行內(nèi)實(shí)行資源規(guī)劃的企業(yè)仍為少數(shù)？
　　道理簡單得很。除了因?yàn)樗麄內(nèi)栽谟^望成功例子的出現(xiàn)，也因?yàn)閷?shí)施企業(yè)資源規(guī)劃是項(xiàng)長線投資，實(shí)效或許要在 12 至 36 個月后才能顯現(xiàn)。在當(dāng)今競爭激烈但利潤越見微薄的印刷行業(yè)里，斥巨資引入功能強(qiáng)大的印刷器材在提升生意量方面或能立桿見影，但花數(shù)百甚至千萬為企業(yè)作資源規(guī)劃既存在運(yùn)作失敗的風(fēng)險，回報亦非如吃特效藥般能實(shí)時見效，企業(yè)對 ERP 的觀望猶豫似乎不難理解。
　　而事實(shí)上， ERP 的定義雖不難界定，但其理念及具體內(nèi)容卻非三言兩語可以厘清。 ERP 是從 MRP （ Manufacturing Resource Planning ）即制造資源規(guī)劃系統(tǒng)的基礎(chǔ)發(fā)展而來的， MRP 主要針對物料控制及生產(chǎn)調(diào)度，發(fā)展至后來則演變成生產(chǎn)過程的整體規(guī)劃及控制。
　　ERP 一般被理解為可「整合企業(yè)一切可用資源并作最佳配置的經(jīng)營管理系統(tǒng)」，是企業(yè)實(shí)施流程改造的重要工具之一。它透過共享數(shù)據(jù)庫及依循標(biāo)準(zhǔn)程序，貫穿企業(yè)的財務(wù)、生產(chǎn)、人力資源、銷售、物流等各部分，銜接各部門，令部門間可以共享信息。例如：透過網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系，負(fù)責(zé)訂單處理的可實(shí)時查閱客戶過往的訂單紀(jì)錄及相關(guān)信息，也可掌握物料的倉存實(shí)況，亦能知道廠房的生產(chǎn)日程，以便更靈活更有效率地處理手頭訂單。
　　一般人對 ERP 都存有誤解，認(rèn)為它的實(shí)行，等同將企業(yè)運(yùn)作計算機(jī)化，但凡管理軟件都稱為 ERP ，而忽略了 ERP 其實(shí)涉及整個管理流程的重組，除了管理軟件外，還包含計算機(jī)硬件及涉及流程改造的管理咨詢服務(wù)，重點(diǎn)在于流程結(jié)構(gòu)的改變及資源的整合，而非單靠計算機(jī)技術(shù)輔助員工處理工作如此簡單。一套完善而具效益的 ERP 系統(tǒng)，可協(xié)助企業(yè)自動處理業(yè)務(wù)流程、減少非核心工作的處理人手，讓有關(guān)人力資源可獲配置到更具價值及效益的工作上。此所以 ERP 項(xiàng)目的實(shí)行一般需耗費(fèi)數(shù)百萬至數(shù)千萬金額不等，而且系統(tǒng)能具體運(yùn)作的時間或會長達(dá)三年，收效亦非實(shí)時性。
　　不少有意推行 ERP 但對系統(tǒng)仍無深入認(rèn)識的企業(yè)都誤以為 ERP 的經(jīng)濟(jì)效益如節(jié)省成本，提升利潤等會在系統(tǒng)實(shí)施后短期內(nèi)顯現(xiàn)，而不知道在推行 ERP 后整體技術(shù)成本反會上升，甚至在應(yīng)用初期出現(xiàn)訂單處理、倉存速度減慢等適應(yīng)期「征狀」。亦有企業(yè)以為 ERP 是將公司由 ERP 并非令企業(yè)由管理混亂變?yōu)橄到y(tǒng)化的靈丹妙藥，企業(yè)必先具備一定的管理基礎(chǔ)，如具備系統(tǒng)化的生產(chǎn)流程、財務(wù)管理制度等，才可望有效透過系統(tǒng)整合資源。
　　管理混亂變?yōu)橄到y(tǒng)化的靈丹妙藥，而不認(rèn)識成功推行 ERP 的大前提正在于企業(yè)必先具備一定的管理基礎(chǔ)。例如企業(yè)必先有具系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程、財務(wù)管理制度等，才可望能在導(dǎo)入 ERP 系統(tǒng)前，勾畫出流程整合的框架及具體可行的整合模式。
　　不過相信最令企業(yè)對 ERP 卻步的，還在于員工觀念的改變。如前所述，推行 ERP 涉及業(yè)務(wù)流程重組，長遠(yuǎn)而言則是企業(yè)文化、工作環(huán)境的進(jìn)一步改變，對于習(xí)慣在同一流程下工作的員工而言，這種轉(zhuǎn)變往往會為他們帶來前景未明的恐懼，但他們的衷誠合作卻又是 ERP 暢順推行的最大關(guān)鍵，所以未能成功扭轉(zhuǎn)既有觀念，引導(dǎo)員工認(rèn)識 ERP 的好處及效益，往往是窒礙企業(yè)向 ERP 邁步向前的最大障礙，不少推行了一半的資源規(guī)劃系統(tǒng)，往往就是在種種抗拒及不合作的態(tài)度下被逼終止運(yùn)作的。
　　新城市計算機(jī)系統(tǒng)顧問首席顧問尹永榮亦表示，推行 ERP 最常見的阻力在于員工不想轉(zhuǎn)變的心態(tài)。「因?yàn)橛扇耸洲D(zhuǎn)至計算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)作，帶來的沖擊是很大的。面對此情況，我們會先跟管理層訂清目標(biāo)，再由下一層的員工執(zhí)行，簡言之是增加整個系統(tǒng)開發(fā)的透明度，讓管理層與下屬多些溝通。」
　　但即使克服了抗拒的心態(tài)， ERP 的具體實(shí)行亦會面對一定難題。「 ERP 系統(tǒng)的引進(jìn)過程會遇到很多困難，要完成亦非朝夕之事，短則三、四個月，長則一至兩年仍未能真正運(yùn)作到的亦大不乏人。」具體的難題諸如：「因從事印刷的始終不懂計算機(jī)，有些客戶表達(dá)的要求，要透過計算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)是有困難的。例如生產(chǎn)部要求銷售部落單后有關(guān)單據(jù)需實(shí)時鎖上，不能修改，銷售部則希望可隨時改單，這些問題就需要兩個部門先互相協(xié)調(diào)了。」當(dāng)然系統(tǒng)成功運(yùn)作，能發(fā)揮的效益對用家而言還是極其吸引的。「例如可將程序設(shè)計成在送貨前一天預(yù)警，原理是將送貨部門與生產(chǎn)、接單部門作一聯(lián)系，讓送貨部可掌握生產(chǎn)過程及訂單目前的狀況。由于各部門的信息互有聯(lián)系，當(dāng)客戶致電查詢印刷品完成狀況，銷售部門即使在香港也可實(shí)時追蹤國內(nèi)廠房每張工程單或每批貨目前的生產(chǎn)進(jìn)度。」
　　推行 ERP 的基本要求是有關(guān)企業(yè)各部門的運(yùn)作必先具系統(tǒng)。不過尹永榮認(rèn)為，目前很多公司仍未達(dá)到能將整體如客戶服務(wù)、成本控制、人手方面等信息整合的水平。
　　「在計算機(jī)應(yīng)用非常普及的今天， ERP 是企業(yè)競爭的利器。最近接觸的一個客戶表示推行 ERP 的同業(yè)已具很大競爭力，如果自己仍不推行就會落后了，顯示 ERP 現(xiàn)時是行業(yè)必須的一項(xiàng)投資，情況就正如現(xiàn)時任何公司也會有電郵和計算機(jī)協(xié)助處理業(yè)務(wù)一樣。推行 ERP 需要不少人力物力，如何令企業(yè)醒覺實(shí)施的逼切性是目前我們面對的挑戰(zhàn)。我覺得香港公司的目光都不夠長遠(yuǎn)，相反國內(nèi)公司卻敢于夢想，永遠(yuǎn)看好自己公司，要求一直提升信息科技的水平，甚至敢于用香港人的價錢引進(jìn)系統(tǒng)。」
　　「可能目前印刷業(yè)應(yīng)用 ERP 的成功例子真的不多，未來我們希望可締造更多成功案例，讓行業(yè)能深切體會信息科技在提升競爭力方面所帶來的好處。」
　　雖然目前提供印刷業(yè) ERP 服務(wù)的供貨商數(shù)量仍然不多，但除了一般人認(rèn)知的 ERP 服務(wù)外，現(xiàn)時市場上還出現(xiàn)了更創(chuàng)新及更節(jié)省成本的解決方案。
　　「現(xiàn)時客戶可以千多元的特許使用費(fèi)， 24 小時全天候作網(wǎng)上印刷業(yè)務(wù)管理。又或以 $25 元一張單的價錢采用我們的印刷報價外援中心服務(wù)。」麥肯科技有限公司總裁黃國良表示。
　　他所提到的全天候服務(wù)，運(yùn)作程序是客戶每個月付出 $1980 的費(fèi)用，即可 24 小時無限次使用麥肯的網(wǎng)上印刷業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)入單，系統(tǒng)可自動考慮產(chǎn)品厚度、手工工序、損耗數(shù)量、最佳紙張選擇等項(xiàng)目，完成的單據(jù)會于兩分鐘內(nèi)電郵予使用者，用者亦可透過手機(jī)接收有關(guān)信息。
　　另外一種更節(jié)省人手的印刷報價外援中心方案，使用者只需付 $800 行政費(fèi)用，就可以 $25 元一張單的價錢，享用外援中心代為入單的服務(wù)。「客戶只需傳真有關(guān)數(shù)據(jù)給我們，我們便會代為分析內(nèi)容，并即時代為入單并完成給對方，另客戶亦可要求代出工程單。」即印刷公司連聘用入單職員的成本亦能一并節(jié)省。
　　「掌握客戶面對的問題，并提供針對性的解決方案便是 ERP 服務(wù)的精髓所在。」黃國良指出。「印刷業(yè)與 IT 的結(jié)合成功與否，視乎客戶給予的支持有多大。」
　　「不少客戶選擇自己開發(fā)管理系統(tǒng)，又或不斷嘗試采用不同供貨商的軟件，最終仍未能成功推行 ERP ，他們所面對的，并不止是金錢的損失。當(dāng)你的公司比對手相對強(qiáng)大，而在制作上卻不斷失敗，你所付出的成本并不只是幾萬元而是未來幾年的機(jī)會成本，因而給予競爭對手可喘息和壯大的機(jī)會。」
　　他慨嘆，目前企業(yè)對 ERP 的認(rèn)識仍然不足，亦有些視野不夠長遠(yuǎn)，以致供貨商技術(shù)再出色，亦難有用武之地。「推行 ERP ，企業(yè)各部門需要很多技術(shù)上的調(diào)整，而如果每個部門本身并沒有數(shù)據(jù)，我們再有經(jīng)驗(yàn)也幫不上忙。香港印刷業(yè)面臨的問題在于采用同一部印刷機(jī)完成不同類型的印件，變化極大，很難如外國般做到定色定款，而人手報價的參差又大，問題存在已久，但他們?nèi)圆徽J(rèn)為自己已病入膏肓，需找醫(yī)生解決。」
　　「 ERP 的出現(xiàn)應(yīng)該有一個懂得前瞻的人去支持，假如企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)沒有很闊的視野，便不會作任何投資。員工會為了自我保護(hù)，擔(dān)心被裁，而有抗拒心態(tài)。所以你問我哪類企業(yè)適合推行 ERP ，我會答：假如一個企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)有退休心態(tài)的話，便不會想實(shí)行的了。但好像現(xiàn)時印刷企業(yè)的第二代，他們?nèi)匀荒贻p，仍然希望一展所長，推動公司業(yè)務(wù)向前發(fā)展的話，便會有采納的動機(jī)。」
　　「常有人說印刷是夕陽工業(yè)。我就認(rèn)為：印刷并非夕陽，只有人的心態(tài)是夕陽。如果我們的心不朝向改革的話，就真真正正是一手將行業(yè)命運(yùn)，推向夕陽了。」